XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X & PDF — Formate und Profile erklärt

Die Landkarte in 60 Sekunden

Stell dir drei Ebenen vor — viele Verwechslungen entstehen, weil man Format und Profil vermischt:

1. Inhalt (EU-Norm): EN 16931 legt fest, welche Rechnungsdaten vorhanden sein müssen (Käufer, Verkäufer, Beträge, Steuersätze, Leistungsdatum …). Das ist die gesetzliche Mindestanforderung für die deutsche B2B-E-Rechnung.
2. Profil (Datenumfang): Bei ZUGFeRD/Factur-X gibt es Stufen wie BASIC oder EN 16931 (früher oft „Comfort" genannt). BASIC enthält weniger Pflichtfelder — reicht für die gesetzliche Pflicht in der Regel nicht aus.
3. Transportformat (Datei): Wie die Daten ankommen — als reines XML (XRechnung), als PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD / Factur-X) oder als normales PDF ohne Strukturdaten.

EN 16931 — die gemeinsame Basis

EN 16931 ist die europäische Norm für den Inhalt strukturierter Rechnungen. In Deutschland gilt sie als Referenz für die E-Rechnung. Wichtig: EN 16931 ist kein Dateiformat — es beschreibt die Semantik (welche Felder, welche Regeln).

• Syntax: Technisch als CII (Cross Industry Invoice) oder UBL abbildbar — beides kann EN 16931-konform sein.
• Deutschland: XRechnung ist die deutsche Spezifikation auf UBL-Basis. ZUGFeRD nutzt CII-XML im PDF.
• Gesetzliche B2B-Pflicht: Aussteller müssen EN-16931-konforme E-Rechnungen liefern (stufenweise ab 2027/2028). Ein ZUGFeRD-BASIC oder normales PDF erfüllt das typischerweise nicht.

Vier Formate im Vergleich

ZUGFeRD vs. Factur-X — gleicher Standard, anderer Name

ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) basieren auf demselben franco-deutschen Hybrid-Standard: ein menschenlesbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten CII-XML-Datei. Buchhaltungssoftware extrahiert die XML und verbucht automatisch; dein Kunde kann die Rechnung trotzdem normal als PDF öffnen.

• Für dich als Freelancer in DE: Relevant ist fast immer ZUGFeRD. Factur-X taucht auf, wenn du französische Kunden oder deren Portale (z. B. Chorus Pro) bedienstest — technisch sehr ähnlich.
• Nicht verwechseln: ZUGFeRD ist weder XRechnung noch „irgendein PDF". Es ist immer PDF plus strukturierte XML — der Datenumfang steuert das Profil (siehe nächster Abschnitt).

ZUGFeRD-Versionen — 2.3, 2.4, 2.5 (nicht 2.6)

Version und Profil sind zwei getrennte Einstellungen: Die Version (2.3, 2.4, …) beschreibt den technischen Stand der Spezifikation (XML-Schema, Validierungsregeln, Codelisten). Das Profil (BASIC, EN 16931, …) beschreibt den Datenumfang innerhalb einer Version. Eine „ZUGFeRD 2.3 BASIC"-Datei ist also Version 2.3 mit reduziertem Profil — nicht dasselbe wie „ZUGFeRD 2.3 EN 16931".

FeRD veröffentlicht ZUGFeRD und Factur-X gemeinsam — jede ZUGFeRD-Version hat ein passendes Factur-X-Pendant (technisch identisch, anderer Markenname):

Abwärtskompatibilität: Neuere Reader (2.5) verarbeiten ältere Rechnungen (2.3, 2.4) in der Regel vollständig. Ältere Reader akzeptieren neuere Versionen oft syntaktisch, ignorieren aber neue Felder — problematisch, wenn du z. B. 2.5-spezifische Bruttorechnungs-Semantik nutzt.

Brauchst du die neueste Version? Für die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht reicht jede EN-16931-konforme Version (2.3, 2.4 oder 2.5). Ein Upgrade lohnt sich, wenn du Bruttorechnungen, französische B2B-Mandate oder EXTENDED-Unterpositionen brauchst — oder wenn der Empfänger eine Mindestversion vorgibt.

Effitrio: Der kostenlose Generator und der Workspace erzeugen derzeit ZUGFeRD 2.3 BASIC. EN 16931 auf Basis 2.3+ ist auf der Roadmap.

Ältere ZUGFeRD 1.x (COMFORT/BASIC/EXTENDED) nutzt ein anderes Datenmodell und ist nicht mit 2.x austauschbar — in Bestandsarchiven noch anzutreffen, für Neuprojekte nicht mehr relevant.

ZUGFeRD-Profile — BASIC, Comfort, EXTENDED & Co.

Innerhalb von ZUGFeRD (und Factur-X) wählst du ein Profil. Das Profil bestimmt, wie viele Felder in der XML stehen — unabhängig davon, ob die Datei .pdf heißt. Das ist der häufigste Stolperstein.

XRechnung vs. ZUGFeRD EN 16931: Beide können EN 16931 erfüllen — XRechnung als reines UBL-XML, ZUGFeRD als Hybrid-PDF mit CII-XML. Der Empfänger entscheidet, welches Transportformat sein System akzeptiert; der Inhalt ist vergleichbar normiert.

Einfaches PDF — kein Ersatz für E-Rechnung

Ein klassisches PDF aus Word, Canva oder einer Buchhaltungssoftware ohne eingebettete Strukturdaten ist keine E-Rechnung. Es lässt sich manuell lesen, aber nicht zuverlässig automatisch verbuchen — auch wenn es optisch identisch aussieht wie das PDF in einer ZUGFeRD-Datei.

• Noch bis 2027/2028 in manchen B2B-Fällen mit Zustimmung des Empfängers möglich
• Für B2C und kleine Beträge weiterhin üblich
• Risiko: Kunde lehnt Annahme ab, wenn E-Rechnung verlangt ist

XRechnung — wenn der Empfänger reines XML will

XRechnung ist reines XML nach EN 16931 (deutsche CIUS auf UBL). Pflicht bei Rechnungen an den öffentlichen Sektor (Bund, Länder, Kommunen) und bei vielen zentralen E-Rechnungsplattformen großer Unternehmen.

• Upload über Portal (z. B. OZG-RE, ZRE) statt E-Mail-Anhang
• Leitweg-ID oder Käuferreferenz oft Pflicht
• Kein lesbares PDF in der Datei — separate Archivkopie (z. B. ZUGFeRD-PDF oder Ausdruck) sinnvoll
• EN-16931-konform wie ZUGFeRD Profil „EN 16931" — aber anderes Dateiformat; nicht jeder Empfänger akzeptiert beides

Welches Format brauchst du? — Entscheidungsbaum

1. Empfänger ist Behörde oder nutzt XRechnung-Portal?
   → XRechnung (XML), Leitweg-ID prüfen.
2. Empfänger verlangt „strukturierte Rechnung" / EN 16931 / ZUGFeRD Comfort?
   → ZUGFeRD mit Profil EN 16931 (nicht BASIC).
3. Empfänger akzeptiert ZUGFeRD, nennt aber kein Profil?
   → Nachfragen. Für die gesetzliche Pflicht ab 2027/2028 sicherheitshalber EN 16931 anpeilen.
4. Nur testen oder Kunde will bewusst BASIC?
   → ZUGFeRD BASIC reicht — z. B. mit dem kostenlosen Generator.
5. Französischer Kunde / Factur-X genannt?
   → Factur-X (technisch ZUGFeRD-Geschwister); Profilwahl analog (BASIC vs. EN 16931).
6. Unsicher bei der Pflicht? Übersicht nach Rechtsform

Häufige Missverständnisse

• „Ich habe ZUGFeRD, also bin ich compliant." — Nur mit Profil EN 16931 (oder XRechnung), nicht mit BASIC.
• „ZUGFeRD und XRechnung sind Gegensätze." — Sie sind alternative Transportwege für strukturierte Rechnungsdaten; beide können EN 16931 abbilden.
• „Factur-X ist etwas anderes als ZUGFeRD." — Gleicher Hybrid-Standard, anderer Markenname (FR vs. DE).
• „ZUGFeRD 2.6 ist die neueste Version." — Offiziell ist 2.5 (2026) aktuell; „2.6" stammt oft aus Software-Bibliotheken, nicht von FeRD.
• „PDF reicht, wenn es professionell aussieht." — Ohne eingebettete XML keine E-Rechnung im Sinne der Norm.

Wie Effitrio das abstrahiert

Effitrio erzeugt derzeit ZUGFeRD 2.3 BASIC— du füllst ein Formular aus wie bei einer normalen Rechnung, das Tool kümmert sich um die eingebettete XML-Struktur im PDF/A-3. BASIC eignet sich zum Testen, für Kunden die BASIC ausdrücklich akzeptieren, und als Einstieg in strukturierte Rechnungen.

Für die gesetzliche B2B-E-Rechnungspflicht (EN 16931) planen wir das Profil EN 16931 / Comfort — viele Empfänger verlangen das bereits heute. XRechnung-Export für Behördenportale ist ein separates Roadmap-Feature; prüfe die Kundenanforderung vor dem ersten Projekt.

Nutze den kostenlosen ZUGFeRD E-Rechnungsgenerator ohne Account, oder speichere Kunden und Rechnungen im Workspace mit geordneter Ablage nach GoBD-Grundsätzen.