RatgeberCompliance
E-Rechnung empfangen: Inbox, Ablehnung, Archiv
Viele Freelancer müssen erst 2027/2028 ausstellen — empfangen müssen sie schon seit 2025. Lieferanten schicken bereits ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien. Ohne klaren Empfangsweg riskierst du, die Originaldatei zu verlieren.
Warum „Empfangen“ vor „Ausstellen“ kommt
Die Pflicht ist gesplittet: Empfangsfähigkeit ab 01.01.2025 für inländisches B2B; die Ausstellungspflicht folgt später (2027/2028 je nach Umsatz). Softwareanbieter, Vermieter und Agenturen senden schon ZUGFeRD oder XRechnung. Wer nur ausdruckt und die Originaldatei löscht, hat bei Prüfungen oft ein Problem.
Praktische Empfangskanäle für Freelancer
- E-Mail-Postfach: Originalanhang (XML oder Hybrid-PDF) speichern — nicht „als PDF drucken“ und das Original löschen
- Steuerberater / DATEV: Viele Kanzleien übernehmen den Import — Prozess klar absprechen
- Rechnungssoftware: Eigene E-Rechnungs-Inbox mit Validierung gegen EN 16931
- Portale: Große Kunden nutzen PEPPOL oder eigene Portale — ggf. registrieren
Wann du eine Lieferantenrechnung zurückweisen solltest
- Falsche Empfängerdaten, Steuer-ID oder Beträge
- Fehlende oder kaputte strukturierte Daten trotz „E-Rechnung“-Anspruch
- Doppelte Rechnungsnummern oder unklarer Leistungszeitraum
Korrektur als strukturierte Rechnung anfordern. Abgelehnte Datei und Korrespondenz aufbewahren — hilfreich bei Zahlungsstreitigkeiten.
Originaldatei archivieren
Nach GoBD-Grundsätzen die Original-E-Rechnung (XML oder Hybrid-PDF) unveränderbar und lesbar über die Aufbewahrungsfrist speichern. Ausdruck allein reicht nicht. Praxis: E-Rechnungen archivieren (GoBD).
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuer- und E-Rechnungsregeln können sich ändern — maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze (z. B. § 19 UStG, § 14 UStG). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.