RatgeberAusgaben
Reisekosten für Freelancer: was du brauchst
Kundenbesuche, Konferenzen, Projektarbeit vor Ort — Reisekosten sind oft absetzbar, aber nur mit klarer Trennung privat/geschäftlich und sauberen Belegen. Dieser Leitfaden deckt die Praxis für Solo-Freelancer ab — keine Einzelfall-Steuerberatung.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026 · Allgemeine Informationen — keine Steuerberatung.
Was zählt als Reisekosten?
Typisch: Fahrt zum Kunden, Übernachtung bei mehrtägigen Einsätzen, Bahn/Flug für ein Projekt, Tagungsteilnahme mit fachlichem Bezug. Privatanteil (Urlaubstage angehängt, Familienreise) gehört nicht in die Betriebsausgaben — dokumentiere Anlass und Dauer.
Die Grenze zur privaten Nutzung entscheidet oft über den Abzug. Im Zweifel Steuerberater:in fragen; hier geht es um Belegqualität und einen wiederholbaren Workflow.
Kategorien und was du ablegen solltest
- Fahrtkosten — Tickets, Tankquittungen, ggf. Kilometernachweis (Datum, Ziel, Anlass, km)
- Übernachtung — Hotelrechnung auf dich / dein Unternehmen; private Minibar klar trennen
- Verpflegung — oft über Pauschalen statt Einzelbons; siehe unten
- Nebenkosten — Parken, Gepäck, Konferenzgebühr mit Bezug zum Auftrag
Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer prüfst du auf dem Beleg den MwSt-Ausweis für die UStVA. Kleinunternehmer nach § 19 haben keinen Vorsteuerabzug — der Beleg bleibt für die EÜR trotzdem wichtig.
Verpflegungspauschalen (kurz)
Für Auswärtstätigkeiten gibt es gesetzliche Verpflegungspauschalen (Inland/Ausland, abhängig von Abwesenheitsdauer). Die Beträge ändern sich; nutze die aktuellen BMF-Sätze bzw. die Angaben deiner Steuerberatung — hier keine festen Euro-Beträge.
Pauschalen ersetzen oft den Einzelbeleg für Mahlzeiten. Geschäftsessen mit Kunden fallen unter Bewirtung, nicht unter die Reise-Verpflegungspauschale.
Praxis-Workflow
- Anlass und Reisezeitraum notieren (Kunde, Projekt, Tagung).
- Belege sofort fotografieren — lesbar, vollständig, GoBD-tauglich ablegen.
- Kilometer oder Tickets derselben Reise zuordnen (eine „Reise“-Mappe / Kategorie).
- Monatlich in Ausgaben / EÜR-Kategorien verbuchen; Vorsteuer getrennt prüfen.
In Effitrio legst du Belege als Expenses/Receipts ab und verknüpfst sie mit Projekten — die fachliche Einordnung (Pauschale vs. Einzelbeleg) bleibt bei dir bzw. deiner Beratung.
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuer- und E-Rechnungsregeln können sich ändern — maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze (z. B. § 19 UStG, § 14 UStG). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.