Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben für Freelancer

Zuletzt geprüft: Oktober 2026

Wann brauchst du einen Bewirtungsbeleg?

Sobald du Bewirtungskosten als Betriebsausgabe geltend machst — typisch: Mittagessen mit Kunden, Kick-off mit Auftraggebern, Business-Lunch. Der Restaurantbon allein reicht meist nicht. Der Bewirtungsbeleg ergänzt den Beleg um Anlass, Teilnehmer und deine Bestätigung.

Rein private Treffen gehören nicht in die Betriebsausgaben. Gemischte Anlässe sind heikel — im Zweifel Steuerberater:in fragen.

Pflichtangaben (Checkliste)

• Ort, Datum und Name der Gaststätte (meist auf dem Bon)
• Bewirtete Personen (Namen, nicht nur „3 Gäste“)
• Anlass der Bewirtung (kurz und geschäftlich, z. B. „Projektabschluss Kunde X“)
• Höhe der Aufwendungen inkl. Trinkgeld
• Unterschrift der bewirtenden Person (du)

Viele Restaurants legen Formulare aus oder drucken Felder auf den Bon. Digital: Foto vom Bon + ausgefülltes Formular (PDF) zusammen ablegen.

Vorsteuer und betrieblicher Abzug

Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer kannst du die ausgewiesene MwSt oft als Vorsteuer geltend machen — sofern der Beleg die MwSt korrekt ausweist. Der betriebliche Abzug der Bewirtungskosten selbst unterliegt besonderen Regeln (u. a. teilweise nur begrenzte Abzugsfähigkeit). Genauheit und aktuelle Sätze gehören zum Steuerberatungsfall; hier geht es um die Belegqualität.

Kleinunternehmer nach § 19 haben keinen Vorsteuerabzug — der Bewirtungsbeleg bleibt trotzdem wichtig für die Betriebsausgabe in der EÜR.

Praxis-Workflow für Solo-Freelancer

1. Bon sofort fotografieren (lesbar, vollständig).
2. Bewirtungsbeleg noch am selben Tag ausfüllen — Namen und Anlass frisch im Kopf.
3. Beleg digital und unveränderbar ablegen (GoBD-Grundsätze).
4. In der Buchhaltung / Ausgabenkategorie „Bewirtung“ verbuchen und mit dem Beleg verknüpfen.

In Effitrio legst du Belege als Receipts/Expenses ab und kannst sie per AI vorerfassen — die fachliche Prüfung (Anlass, Teilnehmer) bleibt bei dir.