RatgeberE-Rechnung
E-Rechnung Grundlagen: was zählt — und was nicht
Eine E-Rechnung ist strukturierte, maschinenlesbare Daten — kein normales PDF im Anhang. Die Buchhaltung des Empfängers kann Positionen und Steuerbeträge automatisch importieren.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen — typisch XML oder Hybrid PDF/XML wie ZUGFeRD. Die Software des Empfängers liest Positionen, Steuern und Zahlungsdaten ohne Abtippen.
Ein normales PDF aus Word oder dem Rechnungsprogramm ist keine E-Rechnung, solange keine konforme strukturierte Daten eingebettet sind. Scans von Papier zählen ebenfalls nicht.
Warum strukturierte Daten wichtig sind
- Schnellere Freigabe und Zahlung beim Empfänger
- Weniger Tippfehler und Streit um Beträge
- Erfüllung von Kundenanforderungen und gesetzlichen Pflichten
- Bessere Nachvollziehbarkeit zusammen mit GoBD-Archivierung
Formate im Überblick: XRechnung vs ZUGFeRD vs PDF.
Kontext Deutschland
In Deutschland müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen nach EN 16931 für inländische B2B-Geschäfte empfangen können; die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt 2027–2028. Details und Timeline: E-Rechnungspflicht für Freelancer.
Zum Ausprobieren: kostenloser ZUGFeRD-Generator (BASIC — für die gesetzliche Pflicht oft EN 16931/Comfort nötig).
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuer- und E-Rechnungsregeln können sich ändern — maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze (z. B. § 19 UStG, § 14 UStG). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.