Stundensatz kalkulieren als Freelancer

Ein tragfähiger Stundensatz ist nicht „was andere auf LinkedIn verlangen“. Er muss nicht abrechenbare Zeit, Tools, Versicherungen, Steuern und Puffer für Auftragsflauten abdecken. Formel unten — danach mit dem Rechner gegenprüfen.

Einfache Kalkulationsformel

Vom gewünschten Einkommen nach Betriebskosten ausgehen, dann durch realistische Stunden teilen:

Ziel-Stundensatz ≈ (gewünschtes Nettoeinkommen + Jahreskosten + Steuerpuffer) ÷ abrechenbare Stunden/Jahr

Jahreskosten: Hardware, Software, Coworking, Versicherungen, Buchhaltung, Marketing
Steuerpuffer: ESt / Soli / KiSt nach Planungssatz — mit Steuerberater abstimmen
Abrechenbare Stunden: meist weit unter 40 × 52 (Urlaub, Akquise, Admin)

Zahlen durchrechnen im Stundensatz-Rechner.

Die Falle der abrechenbaren Stunden

Viele kalkulieren mit 1.600–1.800 Stunden. Im ersten Jahr sind 900–1.200 nach Akquise und Angeboten oft realistischer. Zu hohe Stundenannahmen sind der schnellste Weg zum Unterpreis.

Netto anbieten — MwSt korrekt auf der Rechnung

B2B-Kunden vergleichen meist Netto-Sätze. Bei Regelbesteuerung Netto + MwSt + Brutto ausweisen. Kleinunternehmer rechnen einen Betrag ohne MwSt — siehe Kleinunternehmerregelung und MwSt auf Rechnungen.

Tagessatz und Retainer

Agenturen kaufen oft Tagessätze (z. B. 8 × Stunde). Retainer glätten den Cashflow, brauchen aber klare Leistungslimits. Satz, Einheit und Zeitraum gehören auf jede Rechnung — Checkliste.

Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuer- und E-Rechnungsregeln können sich ändern — maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze (z. B. § 19 UStG, § 14 UStG). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.