RatgeberGrundlagen
Rechnung schreiben als Freelancer: Pflichtangaben-Checkliste
Deutsche Rechnungen brauchen gesetzliche Pflichtangaben (§ 14 UStG). Fehlt etwas, kann der Kunde oder das Finanzamt Probleme machen. Diese Checkliste gilt für klassische PDF-Rechnungen und erklärt, was sich mit der E-Rechnung ändert.
Pflichtangaben auf der Rechnung
Für eine typische B2B-Rechnung gehören mindestens dazu:
- Vollständiger Name und Anschrift (dein Unternehmen)
- Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsdatum und eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum, falls abweichend
- Menge und Art der Leistung / Lieferung
- Nettobetrag, Steuersatz (z. B. 19 % / 7 %), Steuerbetrag, Brutto
- Steuernummer und/oder USt-IdNr.
- Zahlungsziel und IBAN — in der Praxis stark empfohlen
Netto/Brutto rechnen: MwSt-Rechner · Details zur Steuer: MwSt auf Rechnungen.
Wenn du Kleinunternehmer bist (§ 19)
Du weist in der Regel keine Umsatzsteuer aus und vermerkst das auf der Rechnung (Hinweis auf § 19 UStG). Rechnungsnummer, Adressen, Leistungsbeschreibung und Daten brauchst du trotzdem. Mehr: Kleinunternehmerregelung Guide.
Was sich mit der E-Rechnung ändert
Die kaufmännischen Angaben bleiben — aber im inländischen B2B erwarten viele Empfänger eine strukturierte E-Rechnung (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), nicht nur ein schönes PDF. Vor dem ersten Versand Format und Profil mit dem Kunden klären.
Siehe E-Rechnungspflicht und E-Rechnung empfangen.
Praxis-Workflow für Solo-Freelancer
- Stammdaten (Name, Adresse, Steuer-IDs, IBAN) zentral pflegen und wiederverwenden
- Rechnungsnummern fortlaufend vergeben — keine Lücken ohne Dokumentation
- Bei großen Kunden früh eine Test-E-Rechnung schicken
- Ausgestellte Rechnungen revisionssicher ablegen (GoBD-Archiv)
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuer- und E-Rechnungsregeln können sich ändern — maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze (z. B. § 19 UStG, § 14 UStG). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.