RatgeberE-Rechnung
E-Rechnungspflicht für Freelancer: Was du jetzt wissen musst
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung kommt stufenweise: ab 2027 für größere Umsätze, ab 2028 für die meisten übrigen Unternehmen — viele Auftraggeber verlangen strukturierte Rechnungen aber schon heute.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen — typischerweise als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML, Profil EN 16931/Comfort) oder XRechnung (reines XML).
Ein gescanntes PDF oder eine Word-Datei gilt als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung im Sinne des UStG.
Zeitplan 2025–2028
Die Pflicht wird stufenweise eingeführt (Übergang nach § 27 Abs. 38 UStG):
- Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (inländisches B2B).
- 2025–2026: Ausstellung noch Übergang — oft weiterhin Papier oder PDF mit Zustimmung des Empfängers möglich.
- Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €.
- Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für die übrigen Unternehmen (unter 800.000 €), mit wenigen Ausnahmen (z. B. Kleinunternehmer).
- Bis 31.12.2027: Empfänger können noch anderen Formaten zustimmen — danach ist die E-Rechnung der Regelfall.
Details nach Rechtsform und Umsatz in der Pflicht-Matrix. Schnell prüfen mit dem E-Rechnungspflicht-Check.
Was Freelancer jetzt tun sollten
- Empfang einrichten: Ab 2025 Lieferantenrechnungen strukturiert verarbeiten können — auch wenn du erst 2027/2028 ausstellen musst.
- Stammdaten prüfen: USt-ID, Adresse, Bankverbindung — Fehler verzögern die automatische Verarbeitung beim Kunden.
- Format des Kunden klären: EN 16931 (ZUGFeRD Comfort oder XRechnung) — Formate im Vergleich.
- Nach GoBD-Grundsätzen archivieren: Archiv-Leitfaden und Lexikon: GoBD.
- Umstellung planen: Schritt-für-Schritt von PDF auf E-Rechnung.
Wie Effitrio hilft
Der kostenlose ZUGFeRD-Generator erstellt ZUGFeRD 2.3 BASIC mit eingebetteter XML — gut zum Testen und für Kunden, die BASIC akzeptieren. Für die gesetzliche B2B-Pflicht verlangen viele Empfänger EN 16931/Comfort oder XRechnung — Kundenanforderung vorab klären. Im Workspace kannst du Rechnungen speichern, versenden und archivieren.
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die E-Rechnungspflicht kann sich ändern — maßgeblich sind BMF-FAQ, § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG (Stand: Gesetzeslage 2025/2026). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.