XRechnung vs. ZUGFeRD vs. PDF — Formate für Freelancer

Nicht jedes PDF ist eine E-Rechnung. Drei Formate dominieren im deutschen B2B — hier siehst du, was sich unterscheidet und welches Format Freelancer und Agenturen in der Praxis brauchen.

Vergleich auf einen Blick

	PDF	ZUGFeRD	XRechnung
E-Rechnung?	Nein	Ja	Ja
Lesbar für Menschen	Ja	Ja (PDF-Anteil)	Nein (nur XML)
Maschinenlesbar	Nein	Ja (XML eingebettet)	Ja
Typischer Einsatz	Legacy, B2C, Übergang	B2B, KMU, Freelancer	Behörden, viele Konzerne
Dateiendung	.pdf	.pdf (Hybrid)	.xml
EN 16931 (gesetzl. Pflicht)	Nein	Mit Profil EN 16931/Comfort	Ja

Einfaches PDF

Ein klassisches PDF aus Word, Canva oder einer Buchhaltungssoftware ohne eingebettete Strukturdaten ist keine E-Rechnung. Es lässt sich manuell lesen, aber nicht zuverlässig automatisch verbuchen.

Noch bis 2027/2028 in manchen B2B-Fällen mit Zustimmung des Empfängers möglich
Für B2C und kleine Beträge weiterhin üblich
Risiko: Kunde lehnt Annahme ab, wenn E-Rechnung verlangt ist

ZUGFeRD — der Praxis-Favorit für Freelancer

ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Dein Kunde öffnet die Rechnung wie gewohnt; seine Buchhaltung liest die XML-Daten ein.

Vorteil: Kein separates Portal nötig — Versand per E-Mail reicht oft
Profile: Für die gesetzliche B2B-Pflicht gilt in der Regel EN 16931 (ZUGFeRD Comfort/EXTENDED oder XRechnung). BASIC ist ein Einstiegsprofil — viele Kunden akzeptieren es freiwillig, für die Pflicht aber oft nicht ausreichend.
Nachteil: Manche Konzerne verlangen trotzdem reines XML (XRechnung)

XRechnung — wenn der Empfänger XML will

XRechnung ist reines XML nach EN 16931. Pflicht bei Rechnungen an den öffentlichen Sektor (Bund, Länder, Kommunen) und bei vielen zentralen E-Rechnungsplattformen großer Unternehmen.

Upload über Portal (z. B. OZG-RE, ZRE) statt E-Mail-Anhang
Leitweg-ID oder Käuferreferenz oft Pflicht
Kein lesbares PDF — separate Archivkopie sinnvoll

Welches Format brauchst du?

Kundenanweisung prüfen — steht XRechnung, ZUGFeRD oder „strukturierte Rechnung“ in Vertrag oder Portal?
B2B privatwirtschaftlich: Kundenformat klären — oft ZUGFeRD mit Profil EN 16931/Comfort
Öffentlicher Auftraggeber: fast immer XRechnung
Unsicher bei der Pflicht? Siehe Übersicht nach Rechtsform

Wie Effitrio das abstrahiert

Effitrio erzeugt ZUGFeRD 2.3 BASIC— du füllst ein Formular aus wie bei einer normalen Rechnung, das Tool kümmert sich um die eingebettete XML-Struktur. BASIC eignet sich zum Testen und wenn der Kunde BASIC ausdrücklich akzeptiert; für die gesetzliche B2B-Pflicht verlangen viele Empfänger EN 16931/Comfort oder XRechnung.

Nutze den kostenlosen ZUGFeRD E-Rechnungsgenerator ohne Account, oder speichere Kunden und Rechnungen im Workspace mit geordneter Ablage nach GoBD-Grundsätzen. XRechnung-Export für Behördenportale ist je nach Roadmap ein separates Feature; prüfe die Kundenanforderung vor dem ersten Projekt.