Was ist E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in strukturiertem, maschinenlesbarem Format nach EN 16931 — nicht nur ein PDF per E-Mail. In Deutschland müssen Unternehmen B2B-E-Rechnungen ab 2025 empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung gilt stufenweise ab 2027 (>800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 für die übrigen Unternehmen.
Strukturierte Formate wie ZUGFeRD mit Profil EN 16931/Comfort (PDF mit eingebetteter XML) oder XRechnung (reines XML) erfüllen die Anforderungen. ZUGFeRD BASIC ist ein Einstiegsprofil und deckt die gesetzliche Pflicht in der Regel nicht ab. Ein einfaches PDF oder ein Scan gilt rechtlich nicht als E-Rechnung.
Warum ist das relevant?
- Automatische Verarbeitung beim Empfänger (Buchhaltung, ERP)
- Weniger manuelle Erfassung und Fehler
- Vorbereitung auf die gesetzliche E-Rechnungspflicht (2025–2028)
Für Freelancer
Viele Auftraggeber — besonders im öffentlichen Sektor und bei größeren Unternehmen — verlangen bereits heute E-Rechnungen. Auch wenn deine Pflicht noch später eintritt, lohnt sich der Umstieg frühzeitig.
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die E-Rechnungspflicht kann sich ändern — maßgeblich sind BMF-FAQ, § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG (Stand: Gesetzeslage 2025/2026). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.