RatgeberEinnahmen
Wiederkehrende Rechnungen: Retainer ohne Chaos
Monatliche Retainer und Abos brauchen jede Periode eine eigene Rechnung mit neuer Nummer — kein Copy-Paste derselben PDF. Klare Laufzeit, MwSt-Status und Erinnerungen halten den Cashflow stabil.
Zuletzt geprüft: Oktober 2026
Wann wiederkehrende Rechnungen sinnvoll sind
- Monatliche Retainer (Beratung, Support, Content)
- Hosting / Wartung mit festem Betrag
- Abos mit klarer Leistungsperiode
Im Angebot Laufzeit, Kündigungsfrist und was in der Pauschale steckt festlegen — sonst Scope-Creep.
Regeln pro Periode
- Jede Periode = eigene Rechnung mit neuer fortlaufender Nummer
- Leistungszeitraum auf der Rechnung nennen (z. B. „März 2026“)
- MwSt / Kleinunternehmer-Hinweis konsistent halten — Statuswechsel dokumentieren
- Bei B2B: E-Rechnung einplanen, sobald Pflicht oder Kunde es verlangt
- Bei Nichtzahlung: Erinnerung / Mahnung
Setup-Checkliste
- Kundendaten und Zahlungsziel einmalig sauber pflegen.
- Vorlage / Schedule: Betrag, Periode, nächstes Rechnungsdatum.
- Vor Versand kurz prüfen (Preisänderung, Urlaub, Kündigung).
- Versand + Archiv (GoBD) pro Periode.
Typische Fehler
- Dieselbe PDF-Nummer jeden Monat wiederverwenden
- Leistungszeitraum fehlt — Kunde weiß nicht, wofür gezahlt wird
- Kündigung ignorieren und weiter fakturieren
- Manuell in Excel „vergessen“ — Lücken im Cashflow
Effitrio unterstützt wiederkehrende Rechnungen im Workspace — du behältst Kontrolle vor dem Versand.
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuer- und E-Rechnungsregeln können sich ändern — maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze (z. B. § 19 UStG, § 14 UStG). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.